Prozessaktionen

Aktionen sind Aktivitäten, die den Prozess entweder zu einem neuen Status führen oder es Ihnen ermöglichen, dem Prozess Informationen (wie eine Notiz) hinzuzufügen, ohne dabei den Status zu ändern. Es lassen sich drei Arten von Aktionen unterscheiden: manuelle, automatische und optionale Aktionen.

Nähere Informationen zu manuellen Aktionen finden Sie unter Manuelle Aktionen.Nähere Informationen zu automatischen Aktionen finden Sie unter Automatische Aktionen.Nähere Informationen zu optionalen Aktionen finden Sie unter Optionale Aktionen.

Die Aktionen, die Sie in einen Prozess einbeziehen, erscheinen in der Liste der Aktionen im Arbeitsbereich, sobald der Prozess das spezifische Stadium erreicht hat.

Wenn Sie in der Liste der Aktionen auf eine optionale Aktion oder eine manuelle Aktion klicken, wird in der Regel ein Fenster angezeigt, in dem Sie die erforderlichen Informationen für diese Aktion, z. B. eine Weiterleitung, angeben können. Diese Fenster können bei Bedarf voreingegebene statische Informationen enthalten. Bei statischen Informationen wird ein spezifischer Wert für sämtliche Instanzen des Prozesses vorgeben, wie beispielsweise eine Weiterleitung an den SA-Benutzer zu einem bestimmten Zeitpunkt oder ein bestimmter Titel für eine Notiz.

Sie können auch Aktionen erstellen, bei deren Verwendung kein Fenster angezeigt wird. Diese erweisen sich als nützlich, wenn Sie möchten, dass ein Benutzer eine Aktion abschließt, ohne dabei zusätzliche Informationen aufzuzeichnen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Eine neue Aktion erstellen.

Wenn Sie bei einer automatischen Aktion ankommen, wird dem Benutzer das Fenster, obwohl es existiert, nicht angezeigt. Angenommen, es muss kein Fenster für eine Autorisierung angezeigt werden. Sie möchten aber vielleicht bestimmte Daten aufzeichnen, z. B. den Namen der Person, die den Prozess autorisiert hat. Diese Information kann automatisch in das Fenster eingegeben werden und Sie können sie nach Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt anzeigen. Sie können festlegen, welche statischen oder dynamischen Daten in diesem Fenster angezeigt werden sollen. Dynamische Informationen dagegen ändern sich in Abhängigkeit von bestimmten Informationen, die bereits für diese Instanz des Prozesses aufgezeichnet sind, wie beispielsweise die Weiterleitung an den aktuellen Benutzer oder die Verwendung des Titels des aktuellen Prozesses als Titel eines neuen Tasks.

Bei Entwurf und Entwicklung und eines Prozesses müssen Sie hin und wieder Änderungen an einem Objekt oder einem Fenster vornehmen, das von dem Prozess verwendet wird. Sie klicken hierzu im Prozessdiagramm mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Aktionssymbol und dann entweder auf Fenster "Aktion ändern" oder Objekt "Aktion ändern". Das Objekt oder Fenster für die Aktion wird im entsprechenden Designer aufgerufen. Mit manchen Aktionen können mehrere Fenster verknüpft sein. In diesem Fall wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie das gewünschte Fenster auswählen können.

Ausführen von Aktionen auf zugehörigen Prozessen

Üblicherweise werden Aktionen auf dem Objekt ausgeführt, auf dem der Prozess basiert (zum Beispiel das Hinzufügen einer Notiz zu einer Anforderung oder die Genehmigung eines Change). Sie können jedoch auch zugehörige Aktionen nutzen, um Aktionen auf einem oder mehreren damit verbundenen Prozessen auszuführen. Zum Beispiel: Von einem Change aus können Sie eine zugehörige Aktion dazu einsetzen, ein beigefügtes Problem an einen neuen Status zu übergeben oder allen beigefügten Incidents eine Notiz hinzuzufügen.

Informationen zu zugehörigen Aktionen finden Sie unter Ausführen von Aktionen auf zugehörigen Prozessen.